Schrijven op B1 voor je cliënten

Wat is het

Schrijven op B1 betekent: zo schrijven dat de meeste volwassenen je tekst begrijpen. B1 is een niveau uit het Europees Referentiekader voor de talen (ERK). Wat dat precies inhoudt, lees je in Wat is taalniveau B1?.

Begrijpelijk is meer dan makkelijke woorden. In 2023 verscheen een internationale norm voor duidelijke taal, die er inmiddels ook in het Nederlands is. Daarin is een tekst pas duidelijk als je lezer alle informatie krijgt die nodig is, makkelijk vindt wat die zoekt, het begrijpt en het kan gebruiken. B1 helpt vooral bij het begrijpen. Voor de rest heb je een goede opbouw nodig, en iemand die meeleest.

Heldere taal heeft nog een kant: je lezer moet zich serieus genomen voelen. Met woorden kun je vooroordelen bevestigen of juist doorbreken. Als hulpverlener schrijf je veel voor cliënten: een uitnodiging, een plan van aanpak, een bericht in een app of uitleg over een digitaal hulpmiddel. Deze gids helpt je die teksten helder en respectvol te maken.

Waarom het ertoe doet

Overheden en bedrijven schrijven meestal op niveau C1. Voor veel mensen is dat te moeilijk. Een tekst op B1 is voor ongeveer 80 procent van de volwassen lezers niet te moeilijk. Ook lezers met een hogere opleiding lezen meestal liever B1, omdat het makkelijker en sneller gaat, zeker op een telefoon.

In Nederland hebben ongeveer 3 miljoen mensen van 16 tot en met 75 jaar moeite met lezen, schrijven en/of rekenen. Veel van hen vinden het moeilijk om een formulier in te vullen of een bijsluiter te begrijpen. Hoe je dat herkent, lees je in Laaggeletterdheid herkennen en bespreken.

Met een heldere tekst kan je cliënt zelf nalezen wat jullie hebben afgesproken, en weet die wat de volgende stap is. Voor jou betekent het minder misverstanden.

Doet iemand niet wat jullie hebben afgesproken? Dan lijkt het soms alsof diegene geen zin heeft. Maar vaak heeft die de uitleg niet goed begrepen. Het Taalkompas van de Rijksoverheid noemt nog een voordeel: laat je lezers meedenken over je tekst, dan krijg je minder vragen, reacties en klachten.

Zo doe je het

De voorbeelden hieronder komen uit brieven en berichten van een wijkteam, een begeleider en een ambulant hulpverlener. Een ambulant hulpverlener is iemand die bij je cliënt thuis komt.

1. Bepaal wat je lezer moet weten of doen. Schrijf eerst voor jezelf in één zin op wat de kern is. Vraag je af: wat doet mijn cliënt na het lezen? En welke vragen kan die hebben? Schrijf dus niet wat jij graag wilt vertellen, maar wat je lezer moet of wil weten. Hoe meer je van een onderwerp weet, hoe lastiger dat is.

   Kern van een uitnodiging: ‘Sanne van het wijkteam komt op dinsdag 13 oktober om 10.00 uur bij je thuis om kennis te maken.’

2. Zet het belangrijkste bovenaan. Begin met wat je lezer moet weten, niet met de aanleiding. Doe dat ook in elke alinea: de eerste zin zegt waar de alinea over gaat. Achtergrond die niet iedereen nodig heeft, zet je onderaan.

   • Liever niet: ‘Naar aanleiding van ons telefoongesprek van 2 oktober en na overleg in het team willen we graag een afspraak met je maken.’
   • Beter: ‘We komen graag bij je langs. Kan dat op dinsdag 13 oktober om 10.00 uur?’

3. Kies gewone woorden. Gebruik woorden die je ook in een gewoon gesprek zou gebruiken. Moet je een vakterm gebruiken, leg hem dan de eerste keer uit. Schrijf afkortingen voluit, tenzij je zeker weet dat je lezer ze kent. Houd voor één ding steeds hetzelfde woord aan. Schrijf je eerst ‘afspraak’ en verderop ‘gesprek’, dan denkt je lezer dat het om iets anders gaat.

   Let ook op woorden met twee betekenissen: bij de trein betaal je een toeslag, maar van de overheid krijg je er een.

   • Schrijf ‘geven’ in plaats van ‘verstrekken’.
   • Schrijf ‘maken’ in plaats van ‘creëren’.
   • Schrijf ‘als’ in plaats van ‘indien’.
   • Schrijf ‘omdat’ of ‘na’ in plaats van ‘n.a.v.’.
   • Schrijf ‘een begeleider die bij je thuis komt’ in plaats van ‘ambulante begeleiding’.

4. Schrijf korte zinnen. Zet één gedachte in een zin. Volgens de Rijksoverheid zijn zinnen tot 25 woorden voor veel mensen nog goed te begrijpen. Wissel korte en iets langere zinnen af, dan leest je tekst prettig. Schrijf je voor mensen die moeite hebben met lezen? Dan raadt de Rijksoverheid zinnen van hooguit 10 woorden aan.

   Zet woorden die bij elkaar horen bij elkaar, en zet een bijzin achter de hoofdzin, niet ervoor of er middenin. Knip je een lange zin in stukken, laat dan met woorden als ‘maar’ en ‘want’ zien hoe de zinnen samenhangen.

   • Liever niet: ‘De vragenlijst die je van je begeleider hebt gekregen, kun je, als je hem hebt ingevuld, meenemen naar het gesprek.’
   • Beter: ‘Je kreeg een vragenlijst van je begeleider. Vul die in en neem hem mee naar het gesprek.’

5. Schrijf actief. Zeg wie iets doet. Zinnen met ‘worden’ maken een tekst vaag. Dat geldt ook als je van een werkwoord een zelfstandig naamwoord maakt. Schrijf dus ‘We kijken samen of het plan werkt’ in plaats van ‘Er vindt een evaluatie plaats’. Zoek in je tekst op ‘word’ en ‘ing’: dan vind je ze snel.

   • Liever niet: ‘Er zal door de ambulant hulpverlener contact met je worden opgenomen.’
   • Beter: ‘Je ambulant hulpverlener belt je.’

6. Maak het concreet. Noem een datum, een tijd of een aantal in plaats van ‘binnenkort’ of ‘vaak’. Schrijf getallen in cijfers. Gebruik geen uitdrukkingen of beeldspraak. Sommige lezers hebben daar moeite mee, bijvoorbeeld mensen met autisme of mensen die nog niet goed Nederlands kunnen.

   Ook een advies kan te vaag zijn. Pharos geeft het voorbeeld van iemand met een zere knie die het advies ‘meer bewegen’ niet opvolgt. Die ziet het verband met de knie niet. Schrijf dus wat iemand precies doet, en waarom. Moet je nee zeggen? Zeg dat dan meteen, en leg vriendelijk uit waarom.

   • Liever niet: ‘We nemen binnenkort contact met je op over de voortgang.’
   • Beter: ‘We bellen je voor vrijdag 23 oktober. Dan vertellen we hoe het gaat met je aanvraag.’

7. Maak de opbouw zichtbaar. Gebruik tussenkoppen. Een korte vraag werkt goed, zoals ‘Wat moet je doen?’ of ‘Heb je vragen?’. Zet een opsomming van meer dan twee dingen in een lijstje, met een zin erboven die zegt wat je opsomt. Spreek je lezer direct aan, en gebruik bij een opdracht de gebiedende wijs.

   • Liever niet: ‘Het formulier dient uiterlijk 1 november te worden geretourneerd.’
   • Beter: ‘Stuur het formulier terug voor 1 november.’

8. Zeg wie je lezer kan bellen. Zet de naam van een persoon en een telefoonnummer in je tekst. Een persoonlijk e-mailadres kan erbij.

   • Liever niet: ‘Voor vragen kun je contact opnemen met de afdeling.’
   • Beter: ‘Heb je vragen? Bel Sanne van het wijkteam. Haar nummer staat onderaan deze brief.’

9. Schrijf respectvol over mensen. Beschrijf iemand in de eerste plaats als mens. Noem een kenmerk, zoals een beperking, leeftijd of afkomst, alleen als het ertoe doet. Laat woorden als ‘kwetsbare’ en ‘zwakkere’ weg, want daarin klinkt een oordeel door. Verwijs niet vanzelf met ‘hij’. Herhaal het woord, schrijf ‘die’ of ‘diegene’, of spreek je lezer direct aan.

   • Liever niet: ‘autist’, ‘laaggeletterde’, ‘gehandicapte’.
   • Beter: ‘iemand met autisme’, ‘iemand die moeite heeft met lezen en schrijven’, ‘iemand met een beperking’.
   • Liever niet: ‘Je hebt toestemming nodig van je vader of moeder.’
   • Beter: ‘Je hebt toestemming nodig van een ouder of verzorger.’

   Ken je iemand niet persoonlijk? Zet dan de hele naam in de aanhef, zoals ‘Beste Ahmed Yilmaz’, en niet ‘Beste heer Yilmaz’. Woorden veranderen. Twijfel je, vraag het dan aan de mensen over wie je schrijft.

10. Laat iemand meelezen. Vraag een collega, of iemand voor wie de tekst bedoeld is, om hem te lezen. Vraag daarna niet ‘Is het duidelijk?’, maar ‘Wat ga je nu doen?’ Zo hoor je of je tekst werkt. Vraag ook of je lezer vond wat die zocht, en of de woorden respectvol overkomen. In een gesprek heet dit de terugvraagmethode: je vraagt wat iemand thuis gaat vertellen over jouw uitleg.

    Niet elke tekst kun je testen. Doe het in elk geval als je lezers moeite hebben met lezen, als er veel van je tekst afhangt of als je je lezers niet goed kent. Maakt je organisatie een folder of website? Vraag dan een testpanel bij Stichting ABC. Daarin zitten mensen die vroeger zelf moeite hadden met lezen. Over de prijs maak je vooraf een afspraak.

    Een hulpmiddel als Taalcheck laat lange zinnen en moeilijke woorden zien, met een makkelijker woord ernaast. Beoordeel wel zelf wat zo’n check aangeeft: hij vervangt geen echte lezer.

Zo ziet het eruit in de praktijk

Jeroen is ambulant begeleider. Hij schrijft zijn cliënt Mira een brief over het vervolg van haar begeleiding. Zijn eerste versie begint zo:

‘Naar aanleiding van het evaluatiegesprek d.d. 3 oktober jl. delen we je mede dat de ambulante begeleiding per 1 november a.s. wordt gecontinueerd, mits het geactualiseerde ondersteuningsplan tijdig ondertekend retour wordt ontvangen.’

Dat is één zin van 32 woorden, met drie afkortingen, twee keer ‘wordt’ en woorden als ‘gecontinueerd’ en ‘mits’. Zijn nieuwe versie:

Je begeleiding gaat door na 1 november

Op 3 oktober hebben we samen gekeken hoe het gaat. We hebben afgesproken dat ik na 1 november bij je blijf komen.

Wat moet je doen?

Zet je handtekening onder het nieuwe plan. Stuur het plan terug in de envelop. Doe dat voor 20 oktober.

Heb je vragen?

Bel mij, Jeroen. Mijn nummer staat onderaan deze brief.

Bij zijn volgende bezoek vraagt Jeroen wat Mira met de brief gaat doen. Ze zegt: ‘Wachten tot jij het plan komt ophalen.’ Ze had de eerste alinea gelezen en was daarna gestopt.

Jeroen zet de opdracht nu direct onder de titel: ‘Stuur het plan voor 20 oktober terug.’ De uitleg komt daarna. Voor hun volgende afspraak maakt hij met Afspraakkaart maken een kaart met een plaatje en grote letters.

Wat zeg je tegen je cliënt als je een brief wilt testen? Bijvoorbeeld: ‘Ik wil weten of mijn brief duidelijk is. Wil je vertellen wat je nu gaat doen?’ Zo gaat het over de brief, en niet over je cliënt. En tegen een collega die B1 kinderachtig vindt: ‘We laten niets weg wat Mira moet weten. We schrijven het alleen zo op dat ze het in één keer snapt.’

Let op

• B1 is niet voor iedereen genoeg. Voor mensen die moeite hebben met lezen is B1 vaak nog te moeilijk, en Stichting Lezen en Schrijven raadt dan niveau A2 aan. Schrijf dan zinnen van hooguit 10 woorden, herhaal wat belangrijk is en gebruik beeld. Ook de vorm telt: een grote letter zonder schreef van minstens 12 punt, zwarte letters op wit, en elke zin op een nieuwe regel. Lees ook Laaggeletterdheid herkennen en bespreken.
• Soms is een gesprek beter dan een tekst. Een ingewikkelde medische of juridische procedure is niet altijd in eenvoudige taal te beschrijven. Leg het dan uit in een gesprek. Geef daarna begrijpelijke informatie op papier mee. Vraag je ook af of een tekst wel het goede middel is. Soms werkt een video beter.
• Namen van wetten en regelingen blijven zoals ze zijn. Leg ze wel uit, de eerste keer dat je ze noemt.
• Eenvoudig is niet kinderachtig. Schrijf helder, maar neem je lezer serieus.
• Online telt meer dan taal. Zet je tekst op een website, geef elke afbeelding dan een alt-tekst. Dat is een korte beschrijving die een voorleesprogramma voorleest. Alt-tekst hulp helpt je die te schrijven. Meer hierover lees je in Je website toegankelijk maken.

Vragen die vaak terugkomen

Moet elke tekst op B1? B1 is een goede basis voor alles wat je aan cliënten schrijft. De redactie van Rijksoverheid.nl schrijft nieuwe teksten op B1, en waar het kan op A2. Alleen in uitzonderlijke gevallen mag het B2 zijn. Weet je dat je lezer moeite heeft met lezen? Kies dan A2.

Hoe weet ik welk niveau mijn tekst heeft? Er zijn programma’s die een tekst scannen op moeilijke woorden, lange zinnen en de lijdende vorm, en er een niveau bij geven. De redactie van Rijksoverheid.nl werkt daarmee. Zo’n uitslag is een aanwijzing. Of je tekst werkt, merk je pas als iemand hem leest.

Spreek ik mijn cliënt aan met ‘je’ of met de beleefde vorm? Allebei kan, zolang je je lezer direct aanspreekt. Het Taalkompas van de Rijksoverheid kiest in brieven standaard voor de beleefde vorm, en voor ‘je’ als je denkt dat je lezer dat prettig vindt. Volg de afspraak van je organisatie, en houd in één tekst één vorm aan.

Ik moet een vaste standaardbrief gebruiken. Wat nu? Vaak moet je een sjabloon gebruiken. Kun je de brief niet aanpassen, stuur er dan een kort bericht op B1 bij: wat staat erin, en wat moet je cliënt doen? Vertel ook aan wie de brieven beheert welke brief steeds vragen oproept. Zo zie je samen welke teksten niet goed werken.

Meer weten

• Checklist voor een tekst op B1: loop je tekst na voordat je hem verstuurt.
• Wat is taalniveau B1?
• Begrijpelijk: duidelijke taal en voorspelbare pagina’s: wat de richtlijnen voor websites vragen.
• Samen een digitaal hulpmiddel ontwerpen met cliënten
• Praten gaat soms makkelijker dan lezen. Met Praatkaartjes kiest je cliënt een foto bij wat die wil zeggen.