Checklist voor een tekst op B1

Leg deze checklist naast je tekst als die af is, of print hem. Plak je tekst eerst in Taalcheck: dan zie je meteen welke zinnen lang zijn en welke woorden moeilijk. De andere punten loop je zelf na. Vink een punt af als het klopt.

Inhoud

• Je weet voor wie de tekst is en wat de lezer daarna moet doen. Schrijf dat eerst voor jezelf op in één zin. Die zin is de kern van je tekst, bijvoorbeeld: ‘Jamal stuurt het formulier voor 1 november terug, en weet wie hem kan helpen.’ Lukt die zin niet? Dan weet je zelf nog niet precies wat je wilt zeggen.
• De tekst beantwoordt de vragen van je lezer. Denk aan wie, wat, waar, wanneer en hoe. Bij een uitnodiging is dat bijvoorbeeld: met wie praat ik, waar is het, hoe lang duurt het en wat neem ik mee? Haal weg wat je lezer niet nodig heeft, zoals hoe het intern is gegaan. Weet je zelf veel van het onderwerp? Dan is het lastiger om in te schatten wat je lezer wil weten, dus laat iemand meelezen.
• Er staan niet te veel onderwerpen in. Liever niet meer dan 3. Heb je er meer? Maak er dan 2 teksten van. Stuur bijvoorbeeld de uitnodiging voor een gesprek los van de uitleg over een nieuwe regeling.

Opbouw

• De titel zegt waar de tekst over gaat. Je lezer ziet dan meteen of de tekst belangrijk is. ‘Uitnodiging’ zegt weinig, ‘Afspraak met Sanne op 13 oktober’ zegt veel meer. In een e-mail is de onderwerpregel je titel.
• Het belangrijkste staat bovenaan. Dat geldt voor de hele tekst en voor elke alinea. Begin niet met de aanleiding, maar met wat je lezer moet weten. Een snelle test: lees alleen de eerste zin van elke alinea. Snap je dan waar de tekst over gaat?
• Elke alinea gaat over één ding. Een alinea geeft antwoord op één vraag van je lezer. Zet de alinea’s in een logische volgorde, bijvoorbeeld in de volgorde waarin je lezer iets moet doen. Schrijf je voor mensen die moeite hebben met lezen? Houd dan hooguit 5 alinea’s aan.
• Tussenkoppen zeggen wat er komt. Een korte vraag werkt goed, zoals ‘Waarom krijg je deze brief?’, ‘Wat moet je doen?’ of ‘Heb je nog vragen?’ Wie alleen de tussenkoppen leest, snapt dan de lijn van je tekst.
• Een opsomming van meer dan twee dingen staat in een lijstje. Maak de punten ongeveer even lang en geef ze dezelfde vorm. Zet erboven wat je opsomt, bijvoorbeeld: ‘Neem dit mee naar het gesprek:’. Wordt de lijst lang, zet punten die bij elkaar horen dan in groepjes.

Woorden

• Je gebruikt woorden die je ook in een gesprek zou gebruiken. Schrijf ‘geven’ in plaats van ‘verstrekken’, ‘over’ in plaats van ‘betreffende’ en ‘als’ in plaats van ‘indien’. Twijfel je over een woord? Vraag je af of je het hardop tegen je cliënt zou zeggen.
• Vaktermen en afkortingen leg je uit, of je laat ze weg. Schrijf een afkorting de eerste keer voluit, met de afkorting erachter tussen haakjes. Afkortingen als ‘d.w.z.’ en ‘bv.’ schrijf je gewoon uit. Let vooral op woorden uit je eigen werk, zoals ‘indicatie’ of ‘casusregie’: voor jou zijn ze gewoon, voor je lezer niet.
• Je gebruikt voor één ding steeds hetzelfde woord. Schrijf je ‘afspraak’, gebruik dan niet ook ‘gesprek’ en ‘consult’ voor hetzelfde. Een ander woord lijkt voor je lezer iets anders. Pas ook op met woorden die ergens anders iets anders betekenen: bij de trein betaal je een toeslag, maar van de overheid krijg je er een.
• Je bent concreet. Noem een datum in plaats van ‘binnenkort’, en ‘3 keer per week’ in plaats van ‘vaak’. Gebruik geen uitdrukkingen of beeldspraak, zoals ‘de kool en de geit sparen’. Getallen staan in cijfers: schrijf ‘3 afspraken’ en niet ‘drie afspraken’.

Zinnen

• Je zinnen zijn kort. Zinnen tot 25 woorden zijn voor veel lezers nog goed te volgen. Schrijf je voor mensen die moeite hebben met lezen? Houd dan hooguit 10 woorden aan. Voor andere lezers mag je korte en iets langere zinnen afwisselen, dat leest prettiger.
• Je zinnen zijn actief. Je ziet wie iets doet: ‘Je begeleider belt je’ in plaats van ‘Er wordt contact met je opgenomen’. Zoek in je tekst op ‘word’ om zinnen met ‘worden’ te vinden. Zoek ook op ‘ing’: van een woord als ‘bespreking’ maak je vaak weer een werkwoord, zoals ‘we bespreken’.
• Woorden die bij elkaar horen, staan bij elkaar. Zet een bijzin achter de hoofdzin, niet ervoor of er middenin. Dus niet ‘De vragenlijst kun je, als je hem hebt ingevuld, meenemen’, maar ‘Vul de vragenlijst in en neem hem mee’. Knip je een lange zin in tweeën, laat dan met woorden als ‘maar’ of ‘want’ zien hoe de zinnen samenhangen.

Toon, beeld en contact

• Je spreekt je lezer direct en vriendelijk aan. Gebruik bij een opdracht de gebiedende wijs: ‘Stuur het formulier terug.’ Stel gerust waar dat kan, en maak je lezer niet onnodig bezorgd. Bijvoorbeeld: ‘Lukt het niet op tijd? Bel dan even, dan zoeken we samen een oplossing.’
• Je schrijft respectvol over mensen. Je beschrijft iemand eerst als mens: ‘iemand met autisme’ en niet ‘autist’. Een kenmerk als leeftijd, afkomst of beperking noem je alleen als het ertoe doet, en woorden als ‘kwetsbare’ of ‘zwakkere’ laat je weg. Ken je iemand niet persoonlijk? Zet dan de hele naam in de aanhef: ‘Beste Ahmed Yilmaz’.
• Je lezer weet wie die kan bellen. Zet er de naam van een persoon en een telefoonnummer bij. Een persoonlijk e-mailadres kan erbij. ‘Bel Sanne van het wijkteam’ werkt beter dan ‘Neem contact op met de afdeling’.
• Beeld en opmaak helpen de tekst. Gebruik een duidelijke foto of een eenvoudig icoon als dat iets toevoegt, zoals een telefoontje naast een telefoonnummer. Laat grafieken en stroomschema’s weg als je lezers moeite hebben met lezen, en zorg voor een grote letter en witregels. Staat de tekst online, geef elke afbeelding dan een alt-tekst: een korte beschrijving die een voorleesprogramma voorleest. Alt-tekst hulp helpt je die te schrijven.
• Iemand voor wie de tekst bedoeld is, heeft hem gelezen. Vraag daarna wat die nu gaat doen. Zo merk je of je tekst werkt. Vraag ook of je lezer vond wat die zocht, en of de woorden respectvol overkomen.

Let op

Deze checklist is geen garantie. Of een tekst werkt, bepaalt je lezer. Test je tekst zeker als je lezers moeite hebben met lezen, of als er veel van de tekst afhangt.

B1 is niet voor iedereen genoeg. Voor mensen die moeite hebben met lezen, is B1 vaak nog te moeilijk. Stichting Lezen en Schrijven raadt dan niveau A2 aan. Ook de vorm telt dan extra: een letter zonder schreef van minstens 12 punt, zwarte letters op wit, en elke zin op een nieuwe regel. Lees meer over laaggeletterdheid herkennen en bespreken.

Een check is een hulp, geen eindoordeel. Taalcheck en andere programma’s vinden lange zinnen en moeilijke woorden. Of een woord voor jouw lezer moeilijk is, en of de volgorde klopt, beoordeel je zelf.

Een website vraagt meer dan goede taal. Loop voor webteksten ook de checklist toegankelijke website na.

Meer weten

Alle stappen, met voorbeelden en een uitgewerkte brief, staan in Schrijven op B1 voor je cliënten. Wat het niveau precies inhoudt, lees je in Wat is taalniveau B1?