Toegankelijke documenten maken

Wat is het

In de hulpverlening gaat veel informatie via documenten. Een uitnodiging voor een eerste gesprek, een folder over schuldhulp, een verslag, een formulier om in te vullen. Soms op papier, vaak als Word-bestand of pdf, per mail of op de website. Digitoegankelijk noemt zulke digitale documenten kantoorbestanden: pdf’s, bestanden uit Word, Excel en PowerPoint, en bestanden in het Open Document Format, zoals odt.

Een document is toegankelijk als iedereen het kan lezen en gebruiken. Iemand die blind is en een schermlezer gebruikt: software die de tekst voorleest en van kop naar kop kan springen. Iemand die het bestand op een telefoon opent en inzoomt. En iemand die moeite heeft met lezen.

Daarvoor zijn twee dingen nodig. Het document moet goed in elkaar zitten, zodat hulptechnologie snapt wat een kop, een lijst of een plaatje is. En de tekst moet te begrijpen zijn. Een pdf die technisch perfect is maar vol vaktaal staat, helpt je cliënt niet. Een heldere brief die een schermlezer niet kan voorlezen, ook niet.

Waarom het ertoe doet

In Nederland hebben 3 miljoen mensen van 16 tot en met 75 jaar moeite met lezen, schrijven of rekenen, meldt Stichting Lezen en Schrijven. Vaak vinden zij een computer of smartphone ook lastig. Voor hen is een lange brief met moeilijke woorden een muur.

Informatie op papier of in een bestand is belangrijk, omdat mensen veel vergeten van wat je vertelt. Volgens Pharos wordt ongeveer 40 tot 80 procent van wat hulpverleners in de zorg vertellen meteen vergeten. En van wat mensen wel onthouden, is ongeveer de helft niet goed. Een document om mee naar huis te nemen helpt dus, maar alleen als je cliënt het kan lezen.

Voor iemand met een schermlezer is een document zonder opbouw één lange lap tekst. Staat de tekst in twee kolommen en klopt de leesvolgorde niet, dan leest de software regel voor regel over beide kolommen heen, schrijft Digitoegankelijk. De zinnen lopen dan door elkaar.

Voor overheidsorganisaties is het ook een plicht. Alle kantoorbestanden die zij na 23 september 2018 online hebben gezet, moeten toegankelijk zijn. Oudere bestanden alleen als mensen ze nog nodig hebben om iets te regelen. Voor een pdf gelden dezelfde eisen als voor een webpagina.

Eerst: heb je wel een document nodig?

Volgens Digitoegankelijk is het bijna nooit nodig om informatie in een pdf te zetten. Een gewone webpagina is meestal beter: die past zich aan een klein scherm aan, laadt sneller, en een formulier is op een webpagina makkelijker in te vullen. De bezoeker hoeft ook niet over te stappen van de website naar een bestand.

Heb je al veel pdf’s online staan die niet toegankelijk zijn? Digitoegankelijk raadt deze volgorde aan:

1. Ruim op. Haal weg wat verouderd is.
2. Kies wat eerst moet. Maak de bestanden die het meest gebruikt worden als eerste toegankelijk.
3. Maak de rest op aanvraag toegankelijk. Zeg erbij hoe snel iemand een toegankelijke versie krijgt, bijvoorbeeld binnen twee werkdagen.

Zo doe je het

De stappen hieronder gaan uit van Word. In andere tekstverwerkers, zoals LibreOffice Writer, werkt het op een vergelijkbare manier.

1. Begin bij de boodschap. Zet bovenaan wat de lezer moet weten of doen. Schrijf korte zinnen met gewone woorden, op taalniveau B1. Voor mensen die laaggeletterd zijn, is B1 vaak nog te moeilijk. Stichting Lezen en Schrijven raadt voor hen A2 aan: nog kortere zinnen, hooguit tien woorden, liever minder. Lees ook Schrijven op B1. De Taalcheck wijst lange zinnen en moeilijke woorden aan.

2. Gebruik echte koppen. Maak een kop met de stijl Kop 1, Kop 2 of Kop 3, niet door tekst groot en vet te maken. Houd de volgorde aan en sla geen niveau over. Een schermlezer herkent alleen echte koppen, en iemand kan er dan van kop naar kop mee springen. Dit is eis 1.3.1 van WCAG 2.2: de opbouw die je ziet, moet ook in het bestand zelf vastliggen.

3. Maak lijsten en tabellen met de knoppen van je programma. Een opsomming maak je met de knop voor opsommingstekens of nummering, niet met streepjes die je zelf typt. Gebruik een tabel alleen voor gegevens, niet om tekst naast elkaar te zetten. Geef de tabel een kopregel, zodat een schermlezer weet welke kolom wat is.

4. Geef afbeeldingen een alt-tekst. Een alt-tekst is een korte beschrijving van een afbeelding, voor wie hem niet ziet. Vertelt de afbeelding iets, schrijf dan op wat hij betekent. Begin niet met “een afbeelding van”. Is hij alleen versiering, markeer hem dan zo, dat hulptechnologie hem overslaat. Zet belangrijke informatie nooit alleen in een plaatje, zoals een telefoonnummer in een logo. Dit is eis 1.1.1 van WCAG 2.2. Met de Alt-tekst hulp schrijf je een alt-tekst aan de hand van een paar vragen.

5. Zorg voor genoeg contrast, en gebruik kleur niet als enige. Gewone tekst heeft een contrast nodig van minstens 4,5 staat tot 1 met de achtergrond. Voor grote tekst, vanaf 18 punt of 14 punt vet, is 3 staat tot 1 genoeg. Dat is eis 1.4.3. Laat kleur ook nooit het enige zijn dat iets vertelt, zoals “de rode afspraken zijn verplicht” (eis 1.4.1). Met de Contrastcheck zie je of twee kleuren genoeg verschillen. Met de Kleurenbril zie je ongeveer hoe iemand die kleurenblind is je folder ziet.

6. Schrijf linkteksten die zeggen waar ze heen gaan. Niet “klik hier”, maar “Bekijk de openingstijden van het wijkteam”. Zo weet iemand die alleen de links laat voorlezen, waar elke link heen gaat.

7. Geef het bestand een titel en een taal. Digitoegankelijk vraagt om een duidelijke titel voor elke pdf. Die vul je in bij de eigenschappen van het bestand. Stel ook de taal van het document in, zodat de schermlezer de woorden goed uitspreekt. Staat er een stuk in een andere taal in, zoals een zin in het Engels, markeer dat dan ook.

8. Laat Word controleren. Kies op het tabblad Controleren voor Toegankelijkheid controleren. Word wijst dan problemen aan, zoals afbeeldingen zonder alt-tekst. Los die punten op voordat je een pdf maakt. Een programma ziet wel óf er een alt-tekst is, maar niet of die klopt. Dat blijft werk voor jou.

9. Sla op als pdf, met tags. Tags zijn onzichtbare labels in een pdf die een schermlezer vertellen wat een kop, een lijst of een afbeelding is. Microsoft beschrijft het zo: kies bij Opslaan als het bestandstype pdf, open de opties en zet een vinkje bij Documentstructuurtags voor toegankelijkheid. Dan neemt de pdf de koppen, lijsten en alt-teksten uit je Word-bestand mee.

10. Controleer de pdf zelf. Open hem op een telefoon en zoom in. Probeer tekst te selecteren: lukt dat niet, dan is het een plaatje van tekst. Is het document lang, kijk dan of er bladwijzers zijn, zodat iemand naar een hoofdstuk kan springen. Staat de tekst in kolommen of tekstvakken, let dan op de leesvolgorde (eis 1.3.2). Die kun je in een pdf-programma als Adobe Acrobat Pro controleren en aanpassen.

11. Laat het lezen door iemand voor wie het is. Pharos raadt aan om voorlichtingsmateriaal te testen met mensen uit de doelgroep: laat de afbeeldingen zien, lees de tekst voor, en vraag daarna wat iemand ervan heeft begrepen. Dat laatste heet de terugvraagmethode. Vraag bijvoorbeeld: “Wat ga je nu doen met deze brief?”

Brieven en folders op papier

WCAG gaat over digitale informatie, niet over papier. Toch helpen dezelfde ideeën ook daar. Stichting Lezen en Schrijven geeft voor tekst in eenvoudige taal onder meer deze tips:

• Een grote, schreefloze letter met ruimte, zoals Verdana, van minstens 12 punt.
• Een regelafstand van minstens 1,5.
• Zinnen onder elkaar en links uitgelijnd.
• Zwarte letters op een witte achtergrond. Veel kleuren leiden af.
• Belangrijke of nieuwe informatie vetgedrukt.
• Een titel en korte tussenkoppen, die zeggen waar het stuk over gaat.
• Contactgegevens met de naam van een persoon en een telefoonnummer.

Voor beeld raadt de stichting concrete plaatjes aan. Gaat het over geld, laat dan munten en biljetten zien. Gaat het om een spreekuur, laat dan een klok met de juiste tijd zien. Foto’s werken volgens de stichting beter dan tekeningen, en grafieken en stroomschema’s zijn moeilijk te begrijpen. Meer over beeld lees je in Je cliënt visueel ondersteunen.

Een brief bestaat vaak op papier én digitaal, bijvoorbeeld als pdf in het cliëntportaal. Maak dan ook die digitale versie toegankelijk.

Zo ziet het eruit in de praktijk

Een wijkteam stuurt nieuwe cliënten een uitnodiging voor een eerste gesprek, met een folder over wat het wijkteam doet. Allebei gaan per post en als pdf per mail. Een medewerker merkt dat cliënten vaak bellen met de vraag wat er in de brief staat.

Ze kijkt samen met een collega naar de brief. Die begint met een alinea over de wet waarop het gesprek is gebaseerd. De dag en de tijd staan pas in de derde alinea. De folder is gemaakt in een ontwerpprogramma. Hij heeft twee kolommen en het telefoonnummer staat alleen in het logo.

Ze zetten de kern bovenaan: “We komen op dinsdag 6 oktober om 10.00 uur bij je thuis. We praten dan over wat je nodig hebt.” Daaronder staat wat de cliënt klaar kan leggen, en de naam en het telefoonnummer van de medewerker die komt. De koppen maken ze met Kop 1 en Kop 2. De foto van het team krijgt een alt-tekst. De controle in Word vindt nog een tabel zonder kopregel. Ze slaan de brief op als pdf met tags.

Voor de folder vragen ze het ontwerpbureau om een pdf met tags en een goede leesvolgorde, en om het telefoonnummer als gewone tekst. Van de uitleg over het wijkteam maken ze ook een pagina op de website.

Dan lezen twee mensen uit de cliëntenraad de nieuwe brief. Ze vertellen in hun eigen woorden wat ze moeten doen. De een denkt dat het gesprek op kantoor is. Daarom zetten ze “bij je thuis” vetgedrukt.

Tegen een collega die opziet tegen het extra werk kun je zeggen: “De eerste keer kost het wat tijd. Daarna zit het in de sjabloon, en krijg je minder telefoontjes over wat er in de brief bedoeld wordt.” Digitoegankelijk raadt ook aan om sjablonen te laten aanpassen, zodat alles wat je ermee maakt, makkelijk een toegankelijke pdf wordt.

Let op

• Een scan is een foto van tekst. Een schermlezer kan hem niet voorlezen, en je kunt er niet in zoeken. Volgens Digitoegankelijk zet je een scan eerst met tekstherkenning (OCR) om naar echte tekst. Daarna geef je die tekst een opbouw met koppen en lijsten. Heb je het bronbestand nog, begin dan liever daarmee.
• Tekstvakken en kolommen brengen de leesvolgorde in de war. Wat er op je scherm goed uitziet, kan voor een schermlezer een rommeltje zijn. Houd de opmaak zo eenvoudig als het kan.
• Een pdf-formulier is lastig. Een formulier in een pdf moet aan dezelfde eisen voldoen als een formulier op een website, met duidelijke labels bij de velden. Volgens Digitoegankelijk kan dat niet in Word, en heb je er een geavanceerd pdf-programma voor nodig. Een formulier op een webpagina is meestal de betere keuze.
• Toegankelijk is nog niet begrijpelijk. Een pdf met perfecte tags en een brief vol ambtelijke taal laat je cliënt nog steeds zitten. Werk dus aan allebei.
• Een automatische controle is niet genoeg. Hij vindt ontbrekende alt-teksten en kopregels. Of je koppen logisch zijn, je alt-tekst klopt en je tekst te begrijpen is, beoordeel je zelf, en liefst samen met iemand voor wie het document is.

Vragen die vaak terugkomen

Moeten al onze oude pdf’s toegankelijk worden? Voor overheidsorganisaties gaat het om alles wat na 23 september 2018 online is gezet, en om oudere bestanden die mensen nog nodig hebben om iets te regelen. Voor andere organisaties is de aanpak van Digitoegankelijk een goede maat: opruimen, beginnen met de belangrijkste bestanden, en de rest toegankelijk maken als iemand erom vraagt.

Is een Word-bestand beter dan een pdf? Allebei kunnen toegankelijk zijn, als je met de juiste werkwijze en software werkt. Een gewone webpagina is volgens Digitoegankelijk meestal nog beter, zeker op een telefoon.

Onze folders komen van een ontwerpbureau. Wat kunnen we doen? Spreek af dat nieuwe pdf’s meteen toegankelijk worden aangeleverd, met tags, alt-teksten en een goede leesvolgorde. Dat raadt Digitoegankelijk ook aan. Vraag bij de oplevering hoe het bureau dat heeft gecontroleerd.

Hoe lang moet een alt-tekst zijn? Kort: volgens Microsoft hooguit een korte zin of twee. Schrijf wat de afbeelding betekent op die plek in het document. Een foto van het team bij “Wie komt er bij je langs?” krijgt bijvoorbeeld de namen van de mensen erop, niet “vier mensen die lachen”.

Meer weten

• Schrijven op B1 voor je cliënten en de checklist voor een tekst op B1.
• Laaggeletterdheid herkennen en bespreken
• Je cliënt visueel ondersteunen: plaatjes, afspraakkaarten en stappenkaarten.
• Een toegankelijkheidsverklaring opstellen
• Waarneembaar: niemand mist informatie: over alt-teksten, contrast en opbouw.
• Pdf en andere kantoorbestanden bij Digitoegankelijk ↗: wat verplicht is, en hoe je een pdf toegankelijk maakt.