Een digitaal hulpmiddel invoeren in je team

Wat is het

Invoeren betekent: een digitaal hulpmiddel een vast onderdeel maken van hoe je team werkt. Een wijkteam gaat bijvoorbeeld beeldbellen met cliënten, of een team begeleiders gebruikt een app waarin cliënten hun dagplanning zien.

Het hulpmiddel kopen of downloaden is meestal het makkelijkste deel. Het meeste werk zit in afspraken maken, uitleggen, oefenen en bijsturen. Bij goed invoeren horen dan ook eisen en wensen, risico’s, training, testen en onderhoud.

Je begint bij wat cliënten en het team nodig hebben. Dan begin je klein, los je de problemen op en breid je pas daarna uit. Onderweg kijk je steeds wat het oplevert, en je zorgt dat de nieuwe manier van werken een vaste plek krijgt in de afspraken van het team.

Waarom het ertoe doet

Of een hulpmiddel iets oplevert, hangt voor een groot deel af van hoe je het invoert. Een hulpmiddel dat bij de ene organisatie goed werkt, hoeft dat bij een andere niet te doen. Het verschil zit in de omstandigheden: is er ondersteuning, regelt iemand de techniek, en voelen collega’s zich eigenaar?

Niet iedereen in je team is even digitaal vaardig. Een deel van de zorgmedewerkers noemt zichzelf een digitale starter, en mogelijk zijn het er meer, want niet iedereen zegt makkelijk dat iets digitaal niet lukt. In het sociaal werk is er nog een drempel: niet alle sociaal werkers zijn overtuigd van digitale hulp, en door de werkdruk is er weinig tijd om het te leren. Wordt een hulpmiddel iets wat je er even bij doet, dan heeft het minder kans van slagen.

Cliënten moeten mee kunnen doen. De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) verwacht dat zorg- en jeugdhulporganisaties cliënten betrekken bij keuzes over digitale zorg en bij de evaluatie. Voor cliënten die digitaal niet mee kunnen, moet hulp zonder scherm mogelijk blijven: zie Wat is digitale inclusie?.

Zo doe je het

1. Beschrijf het probleem. Wat loopt er nu niet goed, voor cliënten en voor het team? Maak het zo concreet mogelijk, bijvoorbeeld: “Cliënten zeggen afspraken af, omdat de reis naar het wijkcentrum te zwaar is.” Schrijf nog geen hulpmiddel op: dat kies je in stap 3.

2. Zorg voor steun van de leiding. Invoeren kost tijd en geld, voor uitleg, oefenen en overleg. Vraag je leidinggevende om die ruimte. Spreek af wie waarvoor verantwoordelijk is: wie beslist, wie de techniek regelt en wie collega’s helpt. Zorg- en jeugdhulporganisaties horen een vaste werkwijze te hebben voor het kopen en invoeren van digitale hulpmiddelen, waarin staat wie in welke fase meedoet. Voorkom dat het tussen de bedrijven door moet. Het kan helpen als iemand uit de leiding opdrachtgever is: dat geeft steun, en maakt keuzes over geld makkelijker.

3. Kies samen. Betrek cliënten en collega’s bij de keuze. Zonder samenwerking met cliënten en hun naasten, zoals familie, is het moeilijk om een hulpmiddel blijvend in te voeren. Gebruik daarbij de stappen uit Een digitaal hulpmiddel kiezen voor je cliënt. Vraag ook organisaties die het hulpmiddel al gebruiken naar hun ervaring. Zo weet je beter wat je koopt en waarom.

4. Regel privacy vooraf. Komen er gegevens van cliënten in het hulpmiddel? Vraag dan de functionaris gegevensbescherming (FG) om advies, voordat je begint. Heeft je organisatie geen FG? Vraag dan wie bij jullie de privacy regelt. Werkt de maker in opdracht van jullie organisatie met die gegevens, dan is een verwerkersovereenkomst nodig. Is het risico voor de privacy hoog? Dan moet je organisatie een privacyonderzoek doen: een DPIA (data protection impact assessment). Daarbij moet je organisatie de FG altijd om advies vragen. Wat een verwerkersovereenkomst en een DPIA zijn, lees je in De AVG in de hulpverlening.

5. Kijk wie welke uitleg nodig heeft. Er zijn vier digitypes: de ‘analoge idealist’, de ‘aarzelende technologiegebruiker’, de ‘digivaardige professional’ en de ‘digitale enthousiasteling’. Het gaat daarbij niet alleen om vaardigheid, maar ook om kennis, motivatie, zelfbeeld en houding. Met de zelfscan van Vilans ziet iedereen welk type die is.

   Elk type heeft iets anders nodig. Een analoge idealist schaamt zich vaak voor wat die niet kan, dus geef ruimte om dat te zeggen, en vertel nieuws mondeling of op papier, niet alleen per mail. Een aarzelende technologiegebruiker leert in kleine stappen, met een handleiding die stap voor stap gaat. En een digivaardige collega wil ook weten waarom iets werkt zoals het werkt.

6. Begin met een kleine proef. Probeer het hulpmiddel eerst met een paar collega’s en cliënten, voor een vaste periode. Spreek vooraf af wat de proef moet opleveren. Laat niet alleen enthousiaste collega’s meedoen, want dan zegt de proef weinig over de rest van het team.

   Wil je eerst iets kleins weten, zoals of het werkt met de computers die jullie hebben? Laat dan een team van mensen met verschillende taken het kort uitproberen, bijvoorbeeld een week. Zo ontdek je voor de echte proef of het hulpmiddel past bij jullie techniek, of het te betalen is en voor wie het iets toevoegt. Dat heet zinvol uitproberen.

7. Leer het naast elkaar. Een cursus in een lokaal werkt vaak minder goed voor collega’s die digitaal onzeker zijn. Beter werkt het als een ervaren collega ernaast zit en uitlegt, terwijl de ander zelf de knoppen bedient. De ervaren collega raakt het toetsenbord dan zelf niet aan, want wie de handeling overneemt, houdt de ander afhankelijk. Een stappenplan met schermafbeeldingen naast de computer helpt ook.

8. Wijs een aanspreekpunt aan. Een collega die het hulpmiddel goed kent, beantwoordt vragen en helpt anderen op weg. Zo iemand heet een ambassadeur: die betrekt collega’s erbij en vraagt ze wat er beter kan. Laat ook zien wat het oplevert, want positieve verhalen en concrete voorbeelden van collega’s halen anderen sneller over de streep.

9. Evalueer met team en cliënten. Kijk na de proef samen terug. Helpt het cliënten? Wat kost het het team? Wat moet anders? Geef collega’s de ruimte om ook te zeggen wat niet goed werkt, en pas het daarna aan. Vraag cliënten zelf naar hun ervaring, bijvoorbeeld aan het eind van een gesprek. Laat ze een cijfer van 0 tot 10 geven en vraag door.

10. Beslis en leg het vast. Ga je door? Leg dan in werkafspraken vast hoe het team het hulpmiddel gebruikt. Zorg al bij de start van de proef dat er daarna geld is om door te gaan. In het sociaal werk is dat extra belangrijk, want daar is geen vast budget voor vernieuwing vanuit de overheid, gemeenten of zorgverzekeraars.

    Regel ook dat collega’s training krijgen voordat ze met het hulpmiddel beginnen, ook nieuwe collega’s en ook na een belangrijke wijziging. Stop je? Schrijf dan op wat je hebt geleerd, zodat je die lessen meeneemt naar een volgende keer.

Afwegingen die je maakt

• Klein of groot beginnen. Een kleine proef is makkelijk bij te sturen, maar zegt minder over het hele team. Een grotere proef zegt meer, maar kost meer tijd en uitleg, en een fout raakt dan meer cliënten.
• Iets wat je al hebt of iets nieuws. Voor een hulpmiddel dat je organisatie al gebruikt, zijn vaak al afspraken over privacy en beheer. Een nieuw hulpmiddel past misschien beter, maar vraagt meer werk vooraf.
• Iedereen of wie wil. Cliënten kiezen zelf of ze meedoen. Voor het team is het een keuze die je samen maakt: gaat iedereen het gebruiken, of alleen wie het past? Leg die keuze vast, zodat niemand erover hoeft te raden.

Let op

• Reken op tijd. Een nieuwe manier van werken is niet in een paar weken klaar. Het kan langer dan een jaar duren.
• Vraag collega’s wat ze nodig hebben. Mensen die een hulpmiddel invoeren, zijn vaak zelf digitaal enthousiast. Daardoor zien ze minder goed welke collega’s meer hulp nodig hebben.
• Leg updates uit. Een nieuwe versie kan collega’s ergeren, net als ze de oude onder de knie hadden. Vertel daarom wat de update oplost of verbetert.
• Spreek af wat je doet als het niet werkt. Valt het beeldbellen uit, dan moet iedereen weten wat er dan gebeurt, bijvoorbeeld dat je gewoon belt.
• Meld het als het misgaat. Stuurt iemand gegevens van een cliënt naar de verkeerde persoon? Dan kan dat een datalek zijn. Meld het meteen binnen je organisatie.

Vragen

Hoe lang moet een proef duren? Daar is geen vaste regel voor. Kies een periode waarin het hulpmiddel echt gebruikt kan worden, bijvoorbeeld zes weken, en spreek vooraf af wanneer je terugkijkt. De hele invoering duurt wel langer dan de proef.

Een collega wil niet meedoen. Wat nu? Vraag eerst waarom. Soms zit er schaamte achter. Begin dan bij wat die collega het meest nodig heeft voor het werk, en laat zien wat die al wel kan, bijvoorbeeld met de eigen telefoon. Het helpt ook als een collega met dezelfde twijfels vertelt hoe het uiteindelijk lukte.

Meer weten

• Een digitaal hulpmiddel kiezen voor je cliënt: de vragen die je stelt voordat je kiest.
• Beeldbellen met cliënten: als jullie gaan beeldbellen.
• De checklist privacy van een app: punten om af te vinken voor de proef.
• Samen een digitaal hulpmiddel ontwerpen met cliënten: als je cliënten vanaf het begin wilt betrekken.
• Met de Hulpmiddelwijzer zie je in drie korte vragen welke hulpmiddelen bij jullie vraag passen.
• Bestaat er nog niets dat past bij wat jullie nodig hebben? Lees dan wat we doen aan maatwerk.