إدخال أداة رقمية في فريقك

ما هو

الإدخال يعني: أن تصبح أداة رقمية جزءا ثابتا من طريقة عمل فريقك. مثلا، يبدأ فريق الحي (wijkteam) بمكالمات الفيديو مع المراجعين، أو يستخدم فريق من المرافقين تطبيقا يرى فيه المراجعون خطة يومهم.

شراء الأداة أو تنزيلها هو عادة الجزء الأسهل. أغلب العمل يكون في وضع الاتفاقات، والشرح، والتمرين، والتعديل. ولذلك يشمل الإدخال الجيد أيضا الشروط والرغبات، والمخاطر، والتدريب، والاختبار، والصيانة.

البداية تكون مما يحتاجه المراجعون والفريق. بعد ذلك تكون البداية صغيرة، ثم حل المشاكل، ثم التوسع بعد ذلك فقط. وفي الطريق يتم النظر باستمرار في النتيجة، مع الحرص على أن تأخذ طريقة العمل الجديدة مكانا ثابتا في اتفاقات الفريق.

لماذا هذا مهم

فائدة الأداة تعتمد بدرجة كبيرة على طريقة إدخالها. الأداة التي تعمل جيدا في مؤسسة، قد لا تعمل جيدا في مؤسسة أخرى. الفرق يكون في الظروف: هل هناك دعم، وهل هناك من يهتم بالتقنية، وهل يشعر الزملاء بأن الأداة تخصهم؟

ليس كل من في فريقك لديه المهارات الرقمية نفسها. جزء من العاملين في الرعاية يصفون أنفسهم بأنهم مبتدئون في الأمور الرقمية، وربما يكون عددهم أكبر، لأن ليس كل الناس يقولون بسهولة إن شيئا رقميا لا ينجح معهم. وفي العمل الاجتماعي هناك عائق آخر: ليس كل الأخصائيين الاجتماعيين مقتنعين بالمساعدة الرقمية، وبسبب ضغط العمل هناك وقت قليل لتعلمها. إذا أصبحت الأداة شيئا يضاف إلى العمل على الهامش، تقل فرصة نجاحها.

يجب أن يتمكن المراجعون من المشاركة. هيئة التفتيش على الرعاية الصحية والشباب (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd، IGJ) تتوقع من مؤسسات الرعاية ومساعدة الشباب إشراك المراجعين في القرارات عن الرعاية الرقمية وفي تقييمها. وللمراجعين الذين لا يستطيعون المشاركة رقميا، يجب أن تبقى المساعدة دون شاشة ممكنة؛ للمزيد: ما هو الشمول الرقمي؟.

خطوات العمل

1. وصف المشكلة. ما الذي لا يسير جيدا الآن، للمراجعين وللفريق؟ من المفيد أن يكون الوصف محددا قدر الإمكان، مثلا: «المراجعون يلغون مواعيدهم، لأن الطريق إلى مركز الحي متعب جدا لهم.» لا مكان هنا بعد لاسم أداة: اختيارها يكون في الخطوة 3.

2. دعم الإدارة. الإدخال يحتاج إلى وقت ومال، للشرح والتمرين والتشاور. يمكنك طلب هذه المساحة من مديرك. ومن المهم الاتفاق على من المسؤول عن ماذا: من يقرر، ومن يهتم بالتقنية، ومن يساعد الزملاء. مؤسسات الرعاية ومساعدة الشباب يجب أن تكون لديها طريقة عمل ثابتة لشراء الأدوات الرقمية وإدخالها، يكون فيها واضحا من يشارك في كل مرحلة. من المهم ألا يتم ذلك على هامش العمل اليومي. قد يساعد أن يكون شخص من الإدارة هو صاحب التكليف: هذا يعطي دعما، ويجعل القرارات المالية أسهل.

3. الاختيار معا. يمكنك إشراك المراجعين والزملاء في الاختيار. دون التعاون مع المراجعين والمقربين منهم، مثل العائلة، يصعب إدخال أداة بشكل دائم. يمكنك هنا استخدام الخطوات في اختيار أداة رقمية لمراجعك. ويمكنك أيضا سؤال المؤسسات التي تستخدم الأداة عن تجربتها. هكذا تكون المعرفة أفضل بما يتم شراؤه ولماذا.

4. ترتيب الخصوصية مسبقا. هل ستدخل بيانات المراجعين في الأداة؟ عندها يمكنك طلب النصيحة من مسؤول حماية البيانات (functionaris gegevensbescherming، FG) قبل البدء. هل ليس لدى مؤسستك مسؤول حماية بيانات؟ عندها يمكنك السؤال عمن يهتم بالخصوصية عندكم. إذا كانت الجهة التي صنعت الأداة تعمل بهذه البيانات بتكليف من مؤسستكم، فيجب أن يكون هناك اتفاقية معالجة البيانات (verwerkersovereenkomst). هل الخطر على الخصوصية كبير؟ عندها يجب على مؤسستك إجراء دراسة للخصوصية: تقييم أثر حماية البيانات (DPIA، data protection impact assessment). وفي هذه الحالة يجب على مؤسستك دائما طلب النصيحة من مسؤول حماية البيانات. ما هو اتفاقية معالجة البيانات وما هو تقييم الأثر، الشرح موجود في اللائحة العامة لحماية البيانات (AVG) في مجال المساعدة والدعم.

5. معرفة من يحتاج إلى أي شرح. هناك أربعة أنواع رقمية: «المثالي غير الرقمي» (analoge idealist)، و«مستخدم التقنية المتردد» (aarzelende technologiegebruiker)، و«المختص الماهر رقميا» (digivaardige professional)، و«المتحمس للتقنية الرقمية» (digitale enthousiasteling). ولا يتعلق الأمر فقط بالمهارة، بل أيضا بالمعرفة والدافع وصورة الشخص عن نفسه وموقفه. بالفحص الذاتي من Vilans يرى كل شخص نوعه.

   كل نوع يحتاج إلى شيء مختلف. المثالي غير الرقمي يشعر غالبا بالخجل مما لا يستطيعه، لذلك من المهم إعطاء مساحة لقول ذلك، وإيصال الأخبار شفهيا أو على الورق، وليس بالبريد الإلكتروني فقط. مستخدم التقنية المتردد يتعلم بخطوات صغيرة، مع دليل يشرح خطوة بخطوة. والزميل الماهر رقميا يريد أيضا أن يعرف لماذا يعمل الشيء بالطريقة التي يعمل بها.

6. البدء بتجربة صغيرة. يمكنك تجربة الأداة أولا مع بعض الزملاء والمراجعين، لفترة محددة. ومن المهم الاتفاق مسبقا على ما يجب أن تحققه التجربة. ومن المفيد ألا يشارك فيها الزملاء المتحمسون فقط، لأن التجربة عندها لا تقول الكثير عن بقية الفريق.

   هل المطلوب أولا معرفة شيء صغير، مثل هل تعمل الأداة مع أجهزة الكمبيوتر الموجودة عندكم؟ عندها يمكن أن يجربها فريق من أشخاص لديهم مهام مختلفة لوقت قصير، مثلا أسبوعا. هكذا يظهر قبل التجربة الحقيقية هل تناسب الأداة التقنية عندكم، وهل يمكن دفع ثمنها، ولمن تضيف شيئا. هذا يسمى التجربة الهادفة (zinvol uitproberen).

7. التعلم جنبا إلى جنب. الدورة التدريبية في قاعة تنجح غالبا بشكل أقل مع الزملاء غير الواثقين في الأمور الرقمية. الأفضل أن يجلس زميل ذو خبرة بجانبهم ويشرح، بينما يستخدم الشخص الآخر الأزرار بنفسه. الزميل ذو الخبرة لا يلمس لوحة المفاتيح بنفسه، لأن من يقوم بالعمل بدلا من الآخر يبقيه معتمدا عليه. وتساعد أيضا خطة خطوة بخطوة مع صور للشاشة بجانب الكمبيوتر.

8. تحديد شخص للتواصل. زميل يعرف الأداة جيدا يجيب عن الأسئلة ويساعد الآخرين على البدء. هذا الشخص يسمى سفيرا: يشرك الزملاء ويسألهم عما يمكن تحسينه. ومن المفيد أيضا إظهار النتيجة، لأن القصص الإيجابية والأمثلة الملموسة من الزملاء تقنع الآخرين أسرع.

9. التقييم مع الفريق والمراجعين. بعد التجربة يمكنكم النظر معا إلى ما حدث. هل تساعد المراجعين؟ ماذا تكلف الفريق؟ ما الذي يجب تغييره؟ من المهم إعطاء الزملاء مساحة ليقولوا أيضا ما لا يعمل جيدا، ثم التعديل بعد ذلك. ويمكنك سؤال المراجعين أنفسهم عن تجربتهم، مثلا في نهاية اللقاء: يعطون رقما من 0 إلى 10، ثم أسئلة أخرى للتعمق.

10. القرار والتوثيق. هل يستمر العمل بالأداة؟ عندها يمكن تسجيل طريقة استخدام الفريق للأداة في اتفاقات العمل. ومن المهم منذ بداية التجربة الحرص على وجود مال للاستمرار بعدها. في العمل الاجتماعي هذا مهم بشكل خاص، لأنه لا توجد هناك ميزانية ثابتة للتجديد من الحكومة أو البلديات أو شركات التأمين الصحي.

    ومن المهم أيضا ترتيب تدريب للزملاء قبل أن يبدؤوا باستخدام الأداة، وكذلك للزملاء الجدد، وبعد كل تغيير مهم. هل يتوقف العمل بالأداة؟ عندها من المفيد كتابة الدروس المستفادة، حتى تفيد في المرة القادمة.

خيارات للموازنة

• البداية صغيرة أم كبيرة. التجربة الصغيرة سهلة التعديل، لكنها تقول أقل عن الفريق كله. التجربة الكبيرة تقول أكثر، لكنها تحتاج إلى وقت وشرح أكثر، والخطأ يؤثر عندها على عدد أكبر من المراجعين.
• شيء موجود أم شيء جديد. للأداة التي تستخدمها مؤسستك، توجد غالبا اتفاقات عن الخصوصية والإدارة. الأداة الجديدة قد تكون أنسب، لكنها تحتاج إلى عمل أكثر في البداية.
• الجميع أم من يرغب. المراجعون يختارون بأنفسهم إن كانوا يشاركون. أما في الفريق، فهو قرار مشترك: هل سيستخدمها الجميع، أم فقط من تناسبه؟ من المفيد تسجيل هذا القرار، حتى لا يضطر أحد إلى التخمين.

تنبيه

• حساب الوقت. طريقة العمل الجديدة لا تكون جاهزة في بضعة أسابيع. قد يستغرق الأمر أكثر من سنة.
• سؤال الزملاء عما يحتاجونه. الأشخاص الذين يدخلون أداة يكونون غالبا متحمسين للأمور الرقمية. لذلك لا يرون جيدا أي الزملاء يحتاجون إلى مساعدة أكثر.
• شرح التحديثات. النسخة الجديدة قد تزعج الزملاء، بعد أن تعودوا على القديمة. لذلك من المفيد شرح ما يحله التحديث أو يحسنه.
• الاتفاق على ما يحدث إذا لم تعمل الأداة. إذا تعطلت مكالمة الفيديو، يجب أن يعرف الجميع ما يحدث عندها، مثلا أن الاتصال يكون بالهاتف بشكل عادي.
• الإبلاغ إذا حدث خطأ. هل أرسل أحد بيانات مراجع إلى الشخص الخطأ؟ عندها قد يكون هذا تسربا للبيانات (datalek). من المهم الإبلاغ عنه فورا داخل مؤسستك.

أسئلة

كم يجب أن تستمر التجربة؟ لا توجد قاعدة ثابتة لذلك. يمكن اختيار فترة يمكن فيها استخدام الأداة فعلا، مثلا ستة أسابيع، والاتفاق مسبقا على موعد النظر إلى النتائج. لكن الإدخال كله يستغرق وقتا أطول من التجربة.

زميل لا يريد المشاركة. ماذا الآن؟ من المفيد السؤال أولا عن السبب. أحيانا يكون وراء ذلك شعور بالخجل. عندها يمكن البدء بما يحتاجه هذا الزميل أكثر في عمله، وإظهار ما يستطيعه، مثلا بهاتفه الخاص. ويساعد أيضا أن يحكي زميل كانت لديه الشكوك نفسها كيف نجح الأمر في النهاية.

لمعرفة المزيد

• اختيار أداة رقمية لمراجعك: الأسئلة قبل الاختيار.
• مكالمات الفيديو مع المراجعين: إذا كنتم ستبدؤون بمكالمات الفيديو.
• قائمة فحص الخصوصية في تطبيق: نقاط للتأشير عليها قبل التجربة.
• تصميم أداة رقمية بالمشاركة مع المراجعين: لإشراك المراجعين من البداية.
• في دليل الأدوات يظهر بثلاثة أسئلة قصيرة أي الأدوات تناسب طلبكم.
• لا يوجد بعد شيء يناسب ما تحتاجونه؟ يمكنك قراءة ما نفعله في التصميم الخاص.