Ekibinde dijital bir araç kullanmaya başlamak

Nedir

Burada bir aracı kullanmaya başlamak şu demek: Dijital bir aracı, ekibinin çalışma şeklinin kalıcı bir parçası yapmak. Örneğin bir mahalle ekibi (wijkteam) danışanlarla görüntülü görüşme yapmaya başlar ya da destek görevlilerinden oluşan bir ekip, danışanların günlük planlarını gördüğü bir uygulama kullanır.

Aracı satın almak ya da indirmek genelde işin en kolay kısmı. İşin çoğu anlaşmalar yapmakta, anlatmakta, alıştırma yapmakta ve gerektiğinde düzeltmekte. Bu yüzden bir aracı iyi kullanmaya başlamak; şartları ve istekleri, riskleri, eğitimi, testi ve bakımı da kapsar.

Danışanların ve ekibin neye ihtiyacı olduğundan başlarsın. Sonra küçük başlarsın, sorunları çözersin ve ancak ondan sonra genişletirsin. Yol boyunca bunun ne kazandırdığına sürekli bakarsın. Yeni çalışma şeklinin ekibin anlaşmalarında kalıcı bir yer almasını da sağlarsın.

Neden önemli

Bir aracın işe yarayıp yaramaması, büyük ölçüde onu nasıl kullanmaya başladığına bağlı. Bir kurumda iyi çalışan bir araç, başka bir kurumda iyi çalışmayabilir. Fark koşullardadır: Destek var mı, teknik işleri biri hallediyor mu, iş arkadaşları aracı sahipleniyor mu?

Ekibindeki herkesin dijital becerileri aynı değil. Bakım çalışanlarının bir kısmı kendini dijitalde yeni başlayan biri olarak görüyor. Belki bunlar daha da fazla, çünkü herkes dijital bir şeyi yapamadığını kolayca söylemez. Sosyal hizmette bir engel daha var: Bütün sosyal çalışmacılar dijital yardıma inanmıyor ve iş yükü yüzünden öğrenmek için az zaman var. Bir araç, işlerin arasında üstüne eklenen bir şey olarak kalırsa, başarılı olma şansı azalır.

Danışanların da katılabilmesi gerekir. Sağlık ve Gençlik Hizmetleri Denetim Kurumu (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd, IGJ), sağlık ve gençlik yardımı kurumlarının danışanları dijital sağlık hizmetleriyle ilgili seçimlere ve değerlendirmeye katmasını bekler. Dijital olarak katılamayan danışanlar için ekransız yardım mümkün kalmalı: Dijital katılım nedir? yazısına bak.

Nasıl yaparsın

1. Sorunu tarif et. Danışanlar ve ekip için şu anda ne iyi gitmiyor? Bunu olabildiğince somut yaz, örneğin: “Danışanlar randevularını iptal ediyor, çünkü mahalle merkezine gitmek onlara çok ağır geliyor.” Henüz bir araç yazma: Onu 3. adımda seçersin.

2. Yönetimden destek al. Yeni bir aracı kullanmaya başlamak; anlatmak, alıştırma yapmak ve toplantılar için zaman ve para ister. Yöneticinden bunun için zaman ve imkân ayırmasını iste. Kimin neden sorumlu olduğunu kararlaştır: Kim karar verir, teknik işleri kim halleder ve iş arkadaşlarına kim yardım eder? Sağlık ve gençlik yardımı kurumlarının, dijital araçları satın almak ve kullanmaya başlamak için belli bir çalışma yöntemi olmalı. Bu yöntemde hangi aşamada kimin katıldığı yazar. İşin başka işlerin arasına sıkıştırılmasını önle. Yönetimden birinin projenin sahibi (opdrachtgever) olması yardımcı olabilir: Bu destek sağlar ve parayla ilgili kararları kolaylaştırır.

3. Birlikte seç. Danışanları ve iş arkadaşlarını seçime kat. Danışanlarla ve aile gibi yakınlarıyla birlikte çalışmadan, bir aracı kalıcı olarak kullanmaya başlamak zordur. Bunun için Danışanın için dijital bir araç seçmek yazısındaki adımları kullan. Aracı zaten kullanan kurumlara da deneyimlerini sor. Böylece neyi ve neden satın aldığını daha iyi bilirsin.

4. Gizliliği önceden düzenle. Araca danışanların verileri girecek mi? O zaman başlamadan önce veri koruma sorumlusundan (functionaris gegevensbescherming, FG) görüş iste. Kurumunda FG yok mu? O zaman kurumunda gizlilik işlerini kimin düzenlediğini sor. Aracın geliştiricisi bu verilerle kurumunun adına çalışıyorsa, bir veri işleme sözleşmesi (verwerkersovereenkomst) gerekir. Gizlilik riski yüksek mi? O zaman kurumun bir gizlilik incelemesi yapmalı: veri koruma etki değerlendirmesi (DPIA). Kurumun bunu yaparken FG’den her zaman görüş istemeli. Veri işleme sözleşmesinin ve DPIA’nın ne olduğunu Yardım ve destek işinde AVG (GDPR) yazısında okursun.

5. Kimin nasıl bir açıklamaya ihtiyacı olduğuna bak. Dört dijital tip var: ‘analog idealist’, ‘tereddütlü teknoloji kullanıcısı’, ‘dijital becerili profesyonel’ ve ‘dijital meraklısı’. Burada mesele yalnızca beceri değil; bilgi, motivasyon, kendine bakış ve tutum da önemli. Vilans’ın (uzun süreli bakım üzerine Hollandalı bir bilgi merkezi) öz değerlendirme testiyle (zelfscan) herkes hangi tip olduğunu görür.

   Her tipin ihtiyacı farklı. Analog idealist, yapamadığı şeylerden çoğu zaman utanır. Bu yüzden bunu söyleyebilmesi için ona yer aç ve haberleri yalnızca e-postayla değil, sözlü olarak ya da kâğıt üzerinde de ver. Tereddütlü teknoloji kullanıcısı küçük adımlarla, adım adım ilerleyen bir kullanım kılavuzuyla öğrenir. Dijital becerili bir iş arkadaşı ise bir şeyin neden öyle çalıştığını da bilmek ister.

6. Küçük bir denemeyle başla. Aracı önce birkaç iş arkadaşı ve danışanla, belli bir süre için dene. Denemenin ne sonuç vermesi gerektiğini önceden kararlaştır. Yalnızca hevesli iş arkadaşlarını katma, çünkü o zaman deneme ekibin geri kalanı hakkında pek bir şey söylemez.

   Önce küçük bir şeyi mi öğrenmek istiyorsun, örneğin aracın kurumundaki bilgisayarlarla çalışıp çalışmadığını? O zaman farklı görevleri olan kişilerden oluşan bir ekip aracı kısa bir süre, örneğin bir hafta denesin. Böylece asıl denemeden önce aracın kurumundaki teknik altyapıya uyup uymadığını, parasının karşılanıp karşılanamayacağını ve kime bir şey kattığını öğrenirsin. Buna anlamlı deneme (zinvol uitproberen) denir.

7. Yan yana öğren. Bir sınıfta verilen kurs, dijital konularda kendine güvenmeyen iş arkadaşlarına çoğu zaman pek yaramaz. Deneyimli bir iş arkadaşı yanına oturup anlattığında ve öteki kişi düğmelere kendisi bastığında daha iyi olur. Deneyimli iş arkadaşı o sırada klavyeye kendisi dokunmaz, çünkü işi elinden alan kişi ötekini bağımlı bırakır. Bilgisayarın yanında ekran görüntüleriyle hazırlanmış adım adım bir plan da yardımcı olur.

8. Bir irtibat kişisi belirle. Aracı iyi bilen bir iş arkadaşı soruları yanıtlar ve başkalarının başlamasına yardım eder. Böyle birine elçi (ambassadeur) denir: İş arkadaşlarını işe katar ve onlara neyin daha iyi olabileceğini sorar. Aracın ne kazandırdığını da göster, çünkü iş arkadaşlarından gelen olumlu hikâyeler ve somut örnekler başkalarını daha çabuk ikna eder.

9. Ekiple ve danışanlarla değerlendir. Denemeden sonra birlikte geriye bak. Danışanlara yardımı oluyor mu? Ekibe neye mal oluyor? Neyin değişmesi gerekiyor? İş arkadaşlarına neyin iyi çalışmadığını da söyleyebilecekleri bir alan bırak ve sonra aracı buna göre değiştir. Danışanlara da deneyimlerini sor, örneğin bir görüşmenin sonunda. 0’dan 10’a kadar bir puan vermelerini iste ve sormaya devam et.

10. Karar ver ve yazıya dök. Devam ediyor musun? O zaman ekibin aracı nasıl kullandığını çalışma anlaşmalarına yaz. Denemenin daha başında, sonrasında devam etmek için para olmasını sağla. Sosyal hizmette bu daha da önemli, çünkü orada devletten, belediyelerden (gemeenten) ya da sağlık sigortası şirketlerinden yenilik için ayrılmış sabit bir bütçe yok.

    İş arkadaşlarının araçla başlamadan önce eğitim almasını da sağla; yeni iş arkadaşlarının da, önemli bir değişiklikten sonra da. Bırakıyor musun? O zaman neler öğrendiğini yaz, böylece bu dersleri bir sonraki sefere taşırsın.

Tartman gereken seçimler

• Küçük ya da büyük başlamak. Küçük bir denemeyi düzeltmek kolaydır, ama bütün ekip hakkında daha az şey söyler. Daha büyük bir deneme daha çok şey söyler, ama daha çok zaman ve açıklama ister. Bir hata da o zaman daha çok danışanı etkiler.
• Elindeki bir şey ya da yeni bir şey. Kurumunun zaten kullandığı bir araç için gizlilik ve yönetim konusunda çoğu zaman anlaşmalar hazırdır. Yeni bir araç belki daha iyi uyar, ama önceden daha çok iş ister.
• Herkes ya da isteyenler. Danışanlar katılıp katılmayacaklarını kendileri seçer. Ekip için bu, birlikte yaptığınız bir seçim: Herkes mi kullanacak, yoksa yalnızca kendisine uyanlar mı? Bu seçimi yazıya dök, böylece kimse tahmin etmek zorunda kalmaz.

Dikkat et

• Zaman gerekeceğini hesaba kat. Yeni bir çalışma şekli birkaç haftada oturmaz. Bir yıldan uzun sürebilir.
• İş arkadaşlarına neye ihtiyaçları olduğunu sor. Bir aracı ekibe getirenler çoğu zaman kendileri de dijitale heveslidir. Bu yüzden hangi iş arkadaşlarının daha çok yardıma ihtiyacı olduğunu daha zor görürler.
• Güncellemeleri açıkla. Yeni bir sürüm, iş arkadaşları eskisini tam öğrenmişken onları sinirlendirebilir. Bu yüzden güncellemenin neyi çözdüğünü ya da neyi iyileştirdiğini anlat.
• İşe yaramazsa ne yapılacağını önceden kararlaştır. Görüntülü görüşme kesilirse, herkes o zaman ne olacağını bilmeli, örneğin normal telefonla arayacağını.
• Bir şey ters giderse bildir. Biri bir danışanın verilerini yanlış kişiye mi gönderdi? Bu bir veri sızıntısı (datalek) olabilir. Bunu hemen kurumunun içinde bildir.

Sorular

Bir deneme ne kadar sürmeli? Bunun için belli bir kural yok. Aracın gerçekten kullanılabileceği bir süre seç, örneğin altı hafta. Ne zaman geriye bakacağınızı da ekibinle önceden kararlaştır. Ama aracın tamamen yerleşmesi denemeden daha uzun sürer.

Bir iş arkadaşım katılmak istemiyor. Ne yapmalıyım? Önce nedenini sor. Bazen arkasında utanç vardır. O zaman o iş arkadaşının işi için en çok neye ihtiyacı olduğundan başla ve zaten neler yapabildiğini göster, örneğin kendi telefonuyla. Aynı şüpheleri yaşamış bir iş arkadaşının sonunda nasıl başardığını anlatması da yardımcı olur.

Daha fazla bilgi

• Danışanın için dijital bir araç seçmek: seçmeden önce sorduğun sorular.
• Danışanlarla görüntülü görüşme: ekip olarak görüntülü görüşmeye başlayacaksanız.
• Bir uygulama için gizlilik kontrol listesi: deneme için işaretlenecek maddeler.
• Danışanlarla birlikte dijital bir araç tasarlamak: danışanları baştan itibaren katmak istiyorsan.
• Araç bulucu ile üç kısa soruda hangi araçların ekibinin ihtiyacına uyduğunu görürsün.
• Ekibinin ihtiyacına uyan bir şey henüz yok mu? O zaman özel tasarım konusunda neler yaptığımızı oku.