Erişilebilir belgeler hazırlamak

Nedir

Bu rehber, danışanlarına verdiğin ya da gönderdiğin belgelerle ilgili: ilk görüşme için bir davet, borç danışmanlığı hakkında bir broşür, bir rapor, doldurulacak bir form. Kâğıt üzerinde ya da Word dosyası veya PDF olarak, e-postayla ya da web sitesinde. Dijital belgelere ofis dosyaları denir: PDF’ler, Word, Excel ve PowerPoint dosyaları ve odt gibi Open Document Format dosyaları.

Bir belgeyi herkes okuyup kullanabiliyorsa, o belge erişilebilirdir. Buna kör olan ve ekran okuyucu kullanan biri de dahil: Ekran okuyucu, metni sesli okuyan ve başlıktan başlığa atlayabilen bir yazılımdır. Dosyayı telefonda açıp yakınlaştıran ya da okumakta zorlanan biri de dahil.

Bunun için iki şey gerekir. Belgenin yapısı düzgün olmalı ki yardımcı teknoloji neyin başlık, neyin liste, neyin resim olduğunu anlasın. Metin de anlaşılır olmalı.

Neden önemli

Hollanda’da 16 ile 75 yaş arasında yaklaşık 3 milyon kişi okumakta, yazmakta ve/veya hesap yapmakta zorlanıyor. Onlar için zor kelimelerle dolu uzun bir mektubu okumak kolay değil.

İnsanlar bir görüşmede anlattıklarının büyük kısmını unutur, bir kısmını da söylendiğinden farklı hatırlar. Eve götürülecek bir belge o zaman işe yarar, tabii danışanın onu okuyabiliyorsa.

Ekran okuyucu kullanan biri için yapısı olmayan bir belge, tek parça, uzun bir metindir. Metin iki sütundaysa ve okuma sırası doğru değilse, yazılım satır satır iki sütunun üzerinden geçerek okur. Böylece cümleler birbirine karışır.

Devlet kurumları için bu aynı zamanda yasal bir zorunluluk. 23 Eylül 2018’den sonra internete koydukları bütün ofis dosyaları erişilebilir olmalı. Daha eski dosyalar ise yalnızca insanlar bir işi halletmek için onlara hâlâ ihtiyaç duyuyorsa. Bir PDF için de bir web sayfasıyla aynı şartlar geçerli.

Önce: Gerçekten bir belgeye ihtiyacın var mı?

Bilgiyi bir PDF dosyasına koymak nadiren gerekir. Normal bir web sayfası genellikle daha iyidir: Küçük bir ekrana uyum sağlar, daha hızlı açılır ve bir formu web sayfasında doldurmak daha kolaydır. Ziyaretçinin de web sitesinden bir dosyaya geçmesi gerekmez.

İnternette erişilebilir olmayan çok sayıda PDF dosyan zaten var mı? O zaman şu sırayı izleyebilirsin:

1. Temizle. Eskimiş olanları kaldır.
2. Önce neyin geleceğini seç. En çok kullanılan dosyaları ilk önce erişilebilir yap.
3. Geri kalanını istek üzerine erişilebilir yap. Birinin erişilebilir bir sürümü ne kadar sürede alacağını da yaz, örneğin iki iş günü içinde.

Nasıl yaparsın

Aşağıdaki adımlar Word’e göre yazıldı. LibreOffice Writer gibi başka kelime işlemcilerde de benzer şekilde çalışır. Kurumunun şablonlarını da düzenlet ki onlarla hazırladığın belgeler daha kolay erişilebilir bir PDF’ye dönüşsün.

1. Mesajla başla. Okurun bilmesi ya da yapması gerekeni en üste yaz. Yani bir davet, görüşmenin dayandığı yasa hakkında bir paragrafla değil, gün ve saatle başlar: “6 Ekim Salı saat 10.00’da evine geliyoruz. O zaman neye ihtiyacın olduğunu konuşacağız.”

   Gündelik kelimelerle, kısa cümleler yaz; B1 dil düzeyinde. Okuryazarlığı düşük olan kişiler için B1 bile çoğu zaman fazla zor. Onlar için A2 daha uygun: daha da kısa cümleler, en fazla on kelime, mümkünse daha az. B1 düzeyinde yazmak yazısını da oku.

2. Gerçek başlıklar kullan. Başlığı, metni büyük ve kalın yaparak değil, Başlık 1, Başlık 2 ya da Başlık 3 stiliyle oluştur. Sırayı koru ve düzey atlama. Ekran okuyucu yalnızca gerçek başlıkları tanır ve ancak o zaman biri başlıktan başlığa atlayabilir. Bu, WCAG 2.2’nin 1.3.1 numaralı şartıdır: Gördüğün yapı, dosyanın kendisinde de kayıtlı olmalı.

3. Listeleri ve tabloları programının düğmeleriyle yap. Madde işaretli bir listeyi, kendi yazdığın tirelerle değil, madde işareti ya da numaralandırma düğmesiyle yaparsın. Tabloyu yalnızca veriler için kullan, metinleri yan yana koymak için değil. Tabloya bir başlık satırı ekle ki ekran okuyucu hangi sütunun ne olduğunu bilsin.

4. Görsellere alternatif metin ekle. Alternatif metin (alt metin), görseli göremeyenler için görselin kısa bir açıklamasıdır. Görsel bir şey anlatıyorsa, ne anlama geldiğini yaz. “Bir resim…” diye başlama. Görsel yalnızca süsse, onu süs olarak işaretle; böylece yardımcı teknoloji onu atlar. Önemli bilgiyi yalnızca bir resme koyma; örneğin bir telefon numarasını logonun içine. Bu, WCAG 2.2’nin 1.1.1 numaralı şartıdır. Alt metin yardımcısı ile birkaç soruyu yanıtlayarak bir alternatif metin yazarsın.

5. Yeterli kontrast kullan ve bilgiyi yalnızca renkle verme. Normal metnin arka planla kontrastı en az 4,5’e 1 olmalı. Büyük metin için, yani 18 punto ya da kalın 14 punto ve üstü için, 3’e 1 yeterli. Bu, 1.4.3 numaralı şarttır. Bir şeyi anlatan tek şey de renk olmasın, örneğin “kırmızı randevular zorunludur” (1.4.1 numaralı şart). Renk gözlüğü, renk körü birinin broşürünü aşağı yukarı nasıl gördüğünü gösterir ve iki rengin yeterince farklı olup olmadığını hesaplar.

6. Nereye gittiğini söyleyen bağlantı metinleri yaz. “Buraya tıkla” değil, “Mahalle ekibinin (wijkteam) çalışma saatlerine bak”. Böylece yalnızca bağlantıları sesli okutan biri, her bağlantının nereye gittiğini bilir.

7. Dosyaya bir başlık ve bir dil ver. Her PDF’nin anlaşılır bir başlığı olmalı; bunu dosyanın özelliklerinde doldurursun. Belgenin dilini de ayarla ki ekran okuyucu kelimeleri doğru telaffuz etsin. İçinde başka dilde bir bölüm varsa, örneğin İngilizce bir cümle, onu da işaretle.

8. Word’e kontrol ettir. Gözden Geçir sekmesinde Erişilebilirliği Denetle’yi seç. Word o zaman sorunları gösterir, örneğin alternatif metni olmayan görselleri. PDF’yi hazırlamadan önce bu noktaları düzelt.

9. PDF olarak, etiketlerle kaydet. Etiketler (tags), bir PDF’deki görünmez işaretlerdir. Ekran okuyucuya neyin başlık, neyin liste, neyin görsel olduğunu söylerler. Farklı Kaydet’te dosya türü olarak PDF’yi seç, Seçenekler’i aç ve Erişilebilirlik için belge yapısı etiketleri kutusunu işaretle. Böylece PDF, Word dosyandaki başlıkları, listeleri ve alternatif metinleri alır.

10. PDF’yi kendin kontrol et. Telefonda aç ve yakınlaştır. Metni seçmeyi dene: Seçemiyorsan, bu bir metin resmidir. Belge uzunsa yer işaretleri olup olmadığına bak ki biri bir bölüme atlayabilsin. Metin sütunlarda ya da metin kutularındaysa okuma sırasına dikkat et (1.3.2 numaralı şart). Okuma sırasını Adobe Acrobat Pro gibi bir PDF programında kontrol edip düzeltebilirsin.

11. Belgeyi, kimin için hazırladıysan ona okut. Bilgilendirme materyallerini hedef gruptan kişilerle test et: Görselleri göster, metni sesli oku, sonra kişinin ne anladığını sor. Bu son adıma geri anlattırma yöntemi (terugvraagmethode) denir. Örneğin şunu sor: “Bu mektupla şimdi ne yapacaksın?” Kişi bundan sonra görüşmenin ofiste olduğunu mu düşünüyor, oysa sen onun evine gidiyorsun? O zaman “evine” kelimesini kalın yaz.

Kâğıt üzerindeki mektuplar ve broşürler

WCAG kâğıt üzerindeki bilgiyle değil, dijital bilgiyle ilgilidir. Ama aynı fikirler kâğıtta da işe yarar. Sade dildeki metinler için bazı ipuçları:

• Verdana gibi büyük, tırnaksız ve ferah bir yazı tipi; en az 12 punto.
• En az 1,5 satır aralığı.
• Cümleler alt alta ve sola hizalı.
• Beyaz zemin üzerine siyah harfler. Çok renk dikkati dağıtır.
• Önemli ya da yeni bilgiler kalın.
• Yazının neyle ilgili olduğunu söyleyen bir başlık ve kısa ara başlıklar.
• Bir kişinin adı ve telefon numarasıyla iletişim bilgileri.

Görsel olarak somut resimler seç, çoğu zaman da çizim yerine fotoğraf. Görseller hakkında daha fazlasını Danışanını görsellerle desteklemek yazısında okuyabilirsin.

Bir mektup çoğu zaman hem kâğıtta hem dijital olarak vardır, örneğin danışan portalında bir PDF olarak. O zaman bu dijital sürümü de erişilebilir yap.

Dikkat et

• Taranmış belgeyi gerçek metne dönüştür. Taranmış bir belge, metnin fotoğrafıdır: Ekran okuyucu onu sesli okuyamaz, sen de içinde arama yapamazsın. Bunun için metin tanıma (OCR) kullan, sonra bu metne başlıklar ve listelerle bir yapı ver. Kaynak dosya hâlâ elindeyse, tercihen onunla başla.
• Biçimi olabildiğince sade tut. Metin kutuları ve sütunlar okuma sırasını karıştırır. Ekranında güzel görünen bir şey, ekran okuyucu için karmakarışık olabilir.
• Formu PDF yerine bir web sayfasında yap. PDF’deki bir form da web sitesindeki bir formla aynı şartlara uymalı, yani alanların yanında anlaşılır etiketler olmalı. Bunu Word’de yapamazsın: Bunun için gelişmiş bir PDF programı gerekir.
• Otomatik kontrolün görmediği şeyleri kendin oku. Böyle bir kontrol eksik alternatif metinleri ve başlık satırlarını bulur. Başlıklarının mantıklı olup olmadığını, alternatif metninin doğru olup olmadığını ve metninin anlaşılır olup olmadığını kendin değerlendirirsin; tercihen belgenin hazırlandığı kişilerden biriyle birlikte.

Sorular

Word dosyası PDF’den daha mı iyi? Doğru yöntemle ve doğru yazılımla çalışırsan ikisi de erişilebilir olabilir. Normal bir web sayfası genellikle daha da iyidir, özellikle telefonda.

Broşürlerimizi bir tasarım ajansı hazırlıyor. Ne yapabiliriz? Yeni PDF’lerin baştan erişilebilir olarak, yani etiketlerle, alternatif metinlerle ve doğru bir okuma sırasıyla teslim edilmesi konusunda anlaş. Teslim sırasında ajansa bunu nasıl kontrol ettiğini sor.

Alternatif metin ne kadar uzun olmalı? Kısa: en fazla bir ya da iki kısa cümle. Görselin belgede o yerde ne anlama geldiğini yaz. Örneğin “Seni kim ziyaret edecek?” başlığının yanındaki ekip fotoğrafına “gülen dört kişi” değil, fotoğraftaki kişilerin adları yazılır.

Daha fazla bilgi

• Danışanların için B1 düzeyinde yazmak ve B1 düzeyinde bir metin için kontrol listesi.
• Düşük okuryazarlığı fark etmek ve konuyu açmak
• Danışanını görsellerle desteklemek: resimler, randevu kartları ve adım kartları.
• Erişilebilirlik beyanı yazmak
• Algılanabilir: kimse bilgiyi kaçırmaz: alternatif metinler, kontrast ve yapı hakkında.
• Digitoegankelijk’te PDF ve diğer ofis dosyaları ↗ (Hollandaca): neyin zorunlu olduğu ve bir PDF’nin nasıl erişilebilir yapılacağı.