إعداد مستندات سهلة الوصول

ما هو

يتحدث هذا الدليل عن المستندات التي تصل منك إلى مراجعيك، باليد أو بالإرسال: دعوة إلى أول لقاء، أو نشرة عن المساعدة في الديون (schuldhulp)، أو تقرير، أو استمارة للتعبئة. على الورق، أو كملف Word أو PDF بالبريد الإلكتروني أو على الموقع. اسم المستندات الرقمية هو الملفات المكتبية: ملفات PDF، وملفات من Word وExcel وPowerPoint، وملفات بصيغة Open Document Format، مثل odt.

يكون المستند سهل الوصول إذا استطاع كل شخص قراءته واستخدامه. وهذا يشمل الشخص الكفيف الذي يستخدم قارئ الشاشة: برنامج يقرأ النص بصوت مسموع ويستطيع الانتقال من عنوان إلى عنوان. ويشمل أيضا من يفتح الملف على الهاتف ويكبر الصفحة، أو من يجد صعوبة في القراءة.

لذلك يلزم أمران. أن يكون بناء المستند جيدا، حتى تفهم التكنولوجيا المساعدة ما هو العنوان أو القائمة أو الصورة. وأن يكون النص مفهوما.

لماذا هذا مهم

في هولندا يجد نحو 3 ملايين شخص بين 16 و75 سنة صعوبة في القراءة أو الكتابة أو الحساب، وقراءة رسالة طويلة فيها كلمات صعبة ليست سهلة عليهم.

ينسى الناس جزءا كبيرا مما يقال في اللقاء، ويتذكرون جزءا منه بشكل مختلف عما قيل. لذلك يساعد مستند للأخذ إلى البيت، إذا كانت قراءته ممكنة لمراجعك.

لمن يستخدم قارئ الشاشة، المستند الذي ليس له بناء هو نص طويل واحد. وإذا كان النص في عمودين وترتيب القراءة غير صحيح، يقرأ البرنامج سطرا سطرا عبر العمودين معا، فتختلط الجمل.

وهذا واجب أيضا على المؤسسات الحكومية. كل الملفات المكتبية التي نشرتها على الإنترنت بعد 23 أيلول 2018 يجب أن تكون سهلة الوصول، أما الملفات الأقدم فقط إذا كان الناس ما زالوا يحتاجونها لإنجاز أمر ما. وعلى ملف PDF تنطبق نفس الشروط التي تنطبق على صفحة الويب.

أولا: هل يلزمك مستند فعلا؟

نادرا ما يلزم وضع المعلومات في ملف PDF. صفحة الويب العادية تكون في أغلب الأحيان أفضل: فهي تتكيف مع الشاشة الصغيرة، وتفتح بسرعة أكبر، وتعبئة الاستمارة على صفحة ويب أسهل. ولا يحتاج الزائر أيضا إلى الانتقال من الموقع إلى ملف.

هل لديك على الإنترنت ملفات PDF كثيرة غير سهلة الوصول؟ يمكنك عندها اتباع هذا الترتيب:

1. التنظيف. إزالة ما أصبح قديما.
2. اختيار ما يأتي أولا. البدء بالملفات الأكثر استخداما وجعلها سهلة الوصول.
3. جعل الباقي سهل الوصول عند الطلب. مع ذكر المدة التي يحصل فيها الشخص على نسخة سهلة الوصول، مثلا خلال يومي عمل.

خطوات العمل

الخطوات التالية مكتوبة لبرنامج Word. في برامج معالجة النصوص الأخرى، مثل LibreOffice Writer، تكون الطريقة مشابهة. ومن المفيد أيضا طلب تعديل قوالب مؤسستك، حتى يسهل تحويل المستندات المعدة بها إلى ملف PDF سهل الوصول.

1. البدء بالرسالة الأساسية. في الأعلى يأتي ما يجب أن يعرفه القارئ أو يفعله. فالدعوة لا تبدأ بفقرة عن القانون الذي يقوم عليه اللقاء، بل باليوم والوقت: «نزورك في بيتك يوم الثلاثاء 6 تشرين الأول الساعة 10.00. نتحدث عندها عما يلزمك.»

   المطلوب جمل قصيرة بكلمات عادية، بمستوى اللغة B1. لمن لديهم صعوبة في القراءة والكتابة، يكون مستوى B1 غالبا صعبا أيضا. لهم يناسب مستوى A2 أكثر: جمل أقصر، عشر كلمات على الأكثر، والأقل أفضل. يمكنك أيضا قراءة الكتابة بمستوى B1.

2. استخدام عناوين حقيقية. يكون العنوان بنمط «عنوان 1» أو «عنوان 2» أو «عنوان 3»، وليس بتكبير النص وجعله عريضا. مع الحفاظ على الترتيب ودون تخطي أي مستوى. قارئ الشاشة لا يتعرف إلا على العناوين الحقيقية، وبها يستطيع الشخص الانتقال من عنوان إلى عنوان. هذا هو المعيار 1.3.1 في WCAG 2.2: البناء الظاهر على الشاشة يجب أن يكون محفوظا في الملف نفسه أيضا.

3. إنشاء القوائم والجداول بأزرار البرنامج. القائمة تكون بزر التعداد النقطي أو الترقيم، لا بشرطات مكتوبة باليد. والجدول للبيانات فقط، لا لوضع النصوص جنبا إلى جنب. ومن المهم أن يكون للجدول صف عناوين، حتى يعرف قارئ الشاشة ما في كل عمود.

4. إضافة نص بديل للصور. النص البديل وصف قصير للصورة، لمن لا يراها. إذا كانت الصورة تقول شيئا، فالمطلوب كتابة معناها. لا داعي للبدء بعبارة «صورة تظهر…». وإذا كانت الصورة للزينة فقط، يمكنك وضع علامة عليها أنها زينة، حتى تتخطاها التكنولوجيا المساعدة. والمعلومات المهمة لا توضع في صورة فقط، مثل رقم هاتف داخل شعار. هذا هو المعيار 1.1.1 في WCAG 2.2. بأداة مساعد النص البديل يمكنك كتابة نص بديل بالإجابة عن بعض الأسئلة.

5. تباين كاف، واللون ليس الوسيلة الوحيدة. يحتاج النص العادي إلى تباين مع الخلفية لا يقل عن 4.5 إلى 1. وللنص الكبير، من حجم 18 نقطة أو 14 نقطة بخط عريض، تكفي نسبة 3 إلى 1. هذا هو المعيار 1.4.3. ولا يكون اللون وحده هو ما يوصل المعلومة، مثل «المواعيد الحمراء إلزامية» (المعيار 1.4.1). أداة نظارة الألوان تبين تقريبا كيف يرى الشخص المصاب بعمى الألوان نشرتك، وتحسب إن كان الفرق بين لونين كافيا.

6. نصوص روابط تقول إلى أين تؤدي. ليس «انقر هنا»، بل «عرض مواعيد عمل فريق الحي (wijkteam)». هكذا يعرف الشخص الذي يجعل البرنامج يقرأ له الروابط فقط إلى أين يؤدي كل رابط.

7. عنوان ولغة للملف. كل ملف PDF يحتاج إلى عنوان واضح، يكتب في خصائص الملف. ومن المهم أيضا ضبط لغة المستند، حتى ينطق قارئ الشاشة الكلمات بشكل صحيح. وإذا كان فيه جزء بلغة أخرى، مثل جملة بالإنجليزية، يلزم تحديد لغة هذا الجزء أيضا.

8. الفحص في Word. في علامة التبويب «مراجعة» يمكنك اختيار «التحقق من إمكانية الوصول». عندها يشير Word إلى المشكلات، مثل الصور التي ليس لها نص بديل. من المهم حل هذه النقاط قبل إنشاء ملف PDF.

9. الحفظ بصيغة PDF مع الوسوم. الوسوم (tags) علامات غير مرئية في ملف PDF، تخبر قارئ الشاشة ما هو العنوان أو القائمة أو الصورة. في «حفظ باسم» يمكنك اختيار PDF كنوع الملف، ثم فتح «خيارات» ووضع علامة عند «علامات بنية المستند لإمكانية الوصول». عندها يأخذ ملف PDF العناوين والقوائم والنصوص البديلة من ملف Word.

10. فحص ملف PDF بنفسك. يمكنك فتحه على الهاتف وتكبير الصفحة، ثم محاولة تحديد النص: إذا لم ينجح ذلك، فهو صورة لنص. وإذا كان المستند طويلا، من المفيد التأكد من وجود إشارات مرجعية، حتى يستطيع الشخص الانتقال إلى فصل ما. وإذا كان النص في أعمدة أو مربعات نص، يلزم الانتباه إلى ترتيب القراءة (المعيار 1.3.2). يمكن فحص هذا الترتيب وتعديله في برنامج PDF مثل Adobe Acrobat Pro.

11. إعطاء المستند لمن كتب له ليقرأه. يمكنك تجربة مواد التوعية مع أشخاص من الفئة المستهدفة: عرض الصور، وقراءة النص بصوت مسموع، ثم السؤال عما فهمه الشخص. هذه الخطوة الأخيرة اسمها طريقة إعادة الشرح (terugvraagmethode). مثلا بسؤال: «ما الذي يلزمك فعله الآن بهذه الرسالة؟» هل يظن الشخص بعد ذلك أن اللقاء في المكتب، مع أن الزيارة ستكون في البيت؟ عندها يمكن كتابة «في بيتك» بخط عريض.

الرسائل والنشرات على الورق

تتحدث WCAG عن المعلومات الرقمية، لا عن الورق، لكن الأفكار نفسها تساعد هناك أيضا. للنصوص بلغة بسيطة، هذه بعض النصائح المفيدة:

• خط كبير بلا زوائد (sans-serif) وفيه مسافات، مثل Verdana، بحجم 12 نقطة على الأقل.
• تباعد أسطر 1.5 على الأقل.
• الجمل تحت بعضها، بمحاذاة إلى اليسار.
• حروف سوداء على خلفية بيضاء. الألوان الكثيرة تشتت الانتباه.
• المعلومات المهمة أو الجديدة بخط عريض.
• عنوان وعناوين فرعية قصيرة، تقول عن ماذا يتحدث النص.
• معلومات تواصل فيها اسم شخص ورقم هاتف.

للصور، يناسب أكثر اختيار صور واقعية، وغالبا صور فوتوغرافية بدلا من الرسوم. المزيد عن الصور في الدعم البصري لمراجعك.

كثيرا ما تكون الرسالة على الورق ورقمية معا، مثلا كملف PDF في بوابة المراجعين. عندها يلزم أن تكون النسخة الرقمية أيضا سهلة الوصول.

تنبيه

• تحويل الملف الممسوح ضوئيا إلى نص حقيقي. الملف الممسوح صورة لنص: لا يستطيع قارئ الشاشة قراءته، ولا يمكن البحث فيه. لذلك يلزم استخدام التعرف على النص (OCR)، ثم إعطاء هذا النص بناء بالعناوين والقوائم. وإذا كان الملف الأصلي ما زال لديك، فالبدء منه أفضل.
• التنسيق بأبسط شكل ممكن. مربعات النص والأعمدة تربك ترتيب القراءة. ما يبدو جيدا على شاشتك قد يكون فوضى لقارئ الشاشة.
• الاستمارة على صفحة ويب أفضل منها في ملف PDF. الاستمارة في ملف PDF يجب أن تحقق نفس الشروط التي تحققها الاستمارة على الموقع، مع تسميات واضحة عند الحقول. وهذا غير ممكن في Word: يلزمك لذلك برنامج PDF متقدم.
• قراءة ما لا يراه الفحص الآلي بنفسك. هذا الفحص يجد النصوص البديلة وصفوف العناوين الناقصة. أما هل عناوينك منطقية، وهل نصك البديل صحيح، وهل نصك مفهوم، فالحكم في ذلك لك، ومن الأحسن مع شخص كتب له المستند.

أسئلة

هل ملف Word أفضل من PDF؟ كلاهما يمكن أن يكون سهل الوصول، مع طريقة العمل والبرامج الصحيحة. وصفحة الويب العادية غالبا أفضل منهما، خاصة على الهاتف.

نشراتنا يصممها مكتب تصميم. ماذا يمكننا أن نفعل؟ من المفيد الاتفاق على أن تصل ملفات PDF الجديدة سهلة الوصول من البداية، مع الوسوم والنصوص البديلة وترتيب قراءة جيد. وعند التسليم، السؤال عن الطريقة التي فحص بها المكتب ذلك.

ما طول النص البديل؟ قصير: جملة قصيرة أو جملتان على الأكثر. فيه معنى الصورة في ذلك المكان من المستند. مثلا صورة الفريق عند «من سيزورك؟» يكون نصها البديل أسماء الأشخاص الذين فيها، لا «أربعة أشخاص يضحكون».

لمعرفة المزيد

• الكتابة بمستوى B1 لمراجعيك وقائمة فحص لنص على مستوى B1.
• التعرف على ضعف القراءة والكتابة والحديث عنه
• الدعم البصري لمراجعك: الصور، وبطاقات المواعيد، وبطاقات الخطوات.
• كتابة بيان إمكانية الوصول
• قابل للإدراك: لا أحد تفوته المعلومات: عن النصوص البديلة والتباين والبناء.
• ملفات PDF والملفات المكتبية الأخرى على Digitoegankelijk ↗ (بالهولندية): ما هو إلزامي، وكيف يصبح ملف PDF سهل الوصول.